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秒速赛车:OA系统全解29:工作流驾到

日期:2018-09-01      浏览次数:

  工作流是OA系统中最复杂、最有技术含量的一项功能,它最能够代表一个OA系统的设计水平。我们无法在一篇文章中介绍清楚工作流技术的所有内容,只能从总体框架上来了解一些要点。

  以有“工作流管理专家”之称的华天动力OA系统为例,我们将工作流分为流程类型、流程模板、流程设置、流程审批、流程管理这5个部分。

  所谓流程类型,简单的说就是用户对一件工作的办理方式和过程。在华天动力OA系统中,提供了10种流程类型可以使用:固定流程、自由流程、自由顺序流程、分支流程、并发流程、半自由流程、震荡流程、直到流程、承办流程和无流程。

  这10种流程既可单独使用,也可组合使用,可以满足用户各种复杂的流程管理需求。

  目前,优秀OA系统中的流程管理早已超越了行政审批的范畴,已经被越来越多的用于业务流程管理,包括预算管理、项目管理这样的复杂流程。

  流程模板就是在流程中流转的表单或文件,华天动力OA系统提供了三种类型的流程模板,秒速赛车:OA系统全解29:工作流驾到包括:

  文档型模板,如Word/WPS格式的文档,用于各种文件的审批,能够实现在线编辑和痕迹保留。

  表单型模板,如借款单、请假单这样的电子表单,用于表单类的审批,能够方便的对表单中的数据进行统计汇总。

  签批单模板,同时包含文本文档和电子表单两种类型,用于既要审批文件内容,又要审批表单内容的流程,比如合同审批。

  以条件跳转设置为例,流程能够根据表单中岗位、审批人、秒速赛车:数值等内容的不同,自动选择流向,而无需人工干预。比如当借款金额为5000元以下时,流程不需要总经理审批,达到5000元时,必须经过总经理审批。

  这样设计的好处是既可以保证流程的正确性,又可以大大减少流程数量,避免流程混乱,降低管理人员的工作强度。

  当流程到达时,OA系统会有各种方式提醒审批人尽快审批,包括系统内部的短消息、弹出窗口、手机短信等等。审批人可以进行同意、否决、回退、加签、填写意见、修改内容等各种操作。

  审批人可以在文档或表单上插入电子印章或个人签名,如果有特殊情况无法审批,则可以设置一个审批代理人,在指定时间内,由代理人代为审批,自己同样可以在系统中看到全部审批过程。

  流程审批中和审批后,管理人员都可以行使一系列管理职能,比如审批中的审批监控、审批催办,审批后的报表统计、文件分发和归档等。

  这里面报表统计是一项非常非常重要的应用,在华天动力OA系统中,各种表单审批完成后,可以即时生成各种类型的统计报表,为管理层提供精准的数据支撑。比如统计一个阶段内各部门的费用情况、合同金额等,使用起来极为方便。

  OA系统中的工作流管理应用博大精深,且不断进步,比如目前在数据整合和手机审批上的需求就非常旺盛。

  数据整合是老生常谈的问题了,在OA系统中,借款单和报销单、费用单和预算单、请假单和休假单的数据必须能够有效的整合,才能够将全部办公流程融会贯通,实现消除信息孤岛,减少重复工作,大大提升工作的效率和质量。

  手机审批则是近些年来兴起的应用,用户已经不满足于通过PC来审批流程,而是通过更为便捷的手机来审批,在这方面,优秀的OA系统都已经具备了成熟而完善的方案。

  最后要说的是,因为工作流的功能非常复杂,所以易用性设计也就显得难能可贵,否则系统管理员很难设置和维护好,使用者用起来也很不方便,那就达不到预期的效果了。